Командная работа над моделированием бизнес-процессов

Веб-технологии, позволяющие осуществлять совместную дистанционную работу, рассматриваются как один из?важных аспектов, определяющих успешность моделирования предпринимательской активности [1]. Рассмотрим некоторые инструменты, существенно улучшающие эффективность этого процесса. Основными игроками на?этом поле являются виртуальные команды, члены которых получают возможность совместно реализовывать крупные проекты, не?нуждаясь в?офисных помещениях. Такого рода средства могут быть применены и?для совместного моделирования предпринимательской активности предприятий. Для этого существует определенное программное обеспечение с?соответствующими веб-приложениями. За?их счет эффективно осуществляется процесс контроллинга информационных проектов.
Одним из?простейших и?эффективных информационных инструментов для организации совместной работы являются электронные почтовые рассылки. Они могут быть использованы для распространения необходимой информации для всех участников проекта. Эти рассылки поддерживают сотрудничество в?группе на?высоком уровне и?позволяют координировать активность всех ее членов. Данный механизм может быть выбран в?качестве основного для обмена сведениями в?рамках команды. Когда?же дело доходит до?принятия проектных решений, то сбор необходимых требований производится благодаря традиционным средствам коммуникации, таких как деловая встреча, телефонный разговор, конференц-связь или их сетевые аналоги (IP-телефония, видеоконференции).
Также могут быть использованы веб-страницы с?часто задаваемыми вопросами, с?помощью которых люди имеют возможность узнать необходимую им информацию. Еще один вариант осуществления интернет-коммуникации?– это возможность отправки личных сообщений экспертам. Данный метод может быть эффективным, если группа, работающая над задачей, не?является многочисленной и?эксперт в?состоянии справиться с?потоком ее запросов.
Сетевое программное обеспечение коллективной работы
Использование групповой системы программного обеспечения (ПО) зависит от?персоналий и?специализации коллектива [2]. Администраторы таких информационных систем имеют дело с?пользователями, которым могут быть назначены соответствующие роли, предпочтения и?доступ к?корпоративной информации. При этом учитываются как социальные, так и?экономические стороны предпринимательской активности. Вопрос организации безопасности такой системы будет одним из?главных.
Взаимодействие в?рамках группы может разворачиваться в?течение нескольких дней, недель или месяцев. Оценка результатов совместной деятельности будет менее точной, чем индивидуальной. Сбор данных осложняется числом людей, вовлеченных в?процесс на?протяжении длительного времени и?на?различных участках работы. Одной из?ключевых характеристик успешности команды становится уровень ее мотивированности.
Важным остается учет нужд и?потребностей участников коллектива. Например, электронные сетевые технологии могут облегчить процесс коммуникации с?членами группы, работающими преимущественно дистанционно. Электронная почта и?IP-телефония позволяют во?многом обсудить необходимый спектр деловых вопросов, при этом не?требуя большого количества ресурсов.
Для успешного осуществления коллективной деятельности выгода от?такого сотрудничества должна быть очевидной. В?частности, если идет речь о?создании модели бизнес-процесса, то модернизация должна нести преимущества для тех, кто вовлечен в?него непосредственно. Проектирование и?оценка работы группы осуществляется легче, если ее интересы относительно однородны.
К сожалению, отечественные предприятия реального сектора экономики все еще мало используют сетевые технологии для организации групповой работы по?модернизации бизнес-процессов, так как такого рода технологии относительно новы для них. Как показывает мировой опыт, такой способ организации бизнес-активности имеет следующие преимущества:
увеличение вовлеченности персонала в?модернизацию;
улучшение качества учета активности работников;
ускорение бизнес-операций;
возрастание эффективности осуществления модернизации бизнес-процессов.
В то?же время имеются и?определенные ограничения:
отрыв сотрудников от?их регулярных функций внутри организации;
контроллинг участия в?проекте членов группы;
отсутствие личного контакта;
расходы на?создание групп, направленных на?модернизацию процесса предпринимательской активности.
Коллективные информационные системы могут быть использованы для моделирования предпринимательской активности организации [3]. Корпоративная культура играет важную роль в?ходе сбора необходимой информации о?бизнес-процессе и?вовлечении персонала в?креативное моделирование. Необходимым остается отслеживание вклада, вносимого в?это дело каждым из?членов группы. Для обеспечения максимальной вовлеченности между ними и?всеми заинтересованными сторонами следует установить доверительные отношения. Отсутствие таковых, скорее всего, приведет к?ухудшению качества работы и?будет отрицательно влиять на?общий ее результат. Одним из?решений этой проблемы может стать организация совместных встреч.
Тематические дискуссионные группы?– еще одна специфическая форма организации совместной деятельности через Интернет. При этом они играют важную роль в?проектировании бизнес-процессов. Файлы с?их моделями имеют возможность сохранения, обмена и?поддержки через веб-приложения, что позволяет эффективно осуществлять процесс коммуникации между участниками групп.

Моделирование бизнес-процессов с?помощью интернет-технологий для групповой работы
Успешное использование сетевых инструментов для совместной работы значительно зависит от?корпоративной культуры и?выбора информационных инструментов [4]. Приведем пример структуры моделирования бизнес-процессов организации для поддержки трансфера предпринимательской активности в?среду интернет-бизнеса (рис. 1).
Основной целью исследования стало определение уровня возможностей асинхронного совместного моделирования бизнес-процессов и?предпринимательской активности. Некоторые факторы, которые могут препятствовать использованию этой системы в?рамках предприятия, находятся как в?сфере технологий, так и?в?сфере организационной культуры:
сопротивление по?отношению к?изменениям;
применение в?политических целях;
недостаток уровня знаний у?предполагаемых пользователей информационной системы;
ненадлежащий выбор менеджеров бизнес-процессов;
ясно не?сформулированная цель моделирования процессов предпринимательской активности.
Для обеспечения функционирования системы моделирования бизнес-процессов необходимо предпринять следующие шаги:
менеджер процесса берет на?себя ответственность за?достижение целей моделирования и?планирует контакты с?ключевыми лицами, задействованными в?модернизируемом процессе предпринимательской активности;
конкретизируется цель модели бизнес-процесса, например ставится задача снижения времени бизнес-цикла, себестоимости единицы продукции или удаления лишних звеньев на?предприятии;
выбирается веб-инструмент для создания виртуальной дискуссионной группы. Менеджер процесса размещает свои требования к?конечной модели и?содействует креативной активности участников группы. При необходимости он проводит дополнительные консультации и?личные встречи с?участниками проекта;
создается список людей, отобранных для получения доступа к?процессу моделирования;
прошедшие отбор участники работают в?среде моделирования и?получают возможность видоизменять, добавлять или удалять компоненты рабочей версии модели.
Диаграмма активности UML отражена на?рис. 2, с?целью наглядной демонстрации процесса моделирования предпринимательской активности в?среде интернет-бизнеса.
Проблемы контроля версий модели решаются за?счет коллективных хранилищ данных (GitHub?– система управления исходным кодом программ и?др.) [5]. Изменения и?комментарии могут быть отслежены менеджером процесса. Возможно также создание краткого информационного отчета об?истории изменений версии бизнес-процесса. Менеджер отвечает за?активизацию совместной работы, за?принятие тех или иных предложений участников и?модерацию их дискуссии. Он также решает, когда остановить обсуждение конкретной модели или закрыть спорный вопрос. В целом ему необходимо анализировать и?комбинировать различные варианты предложений участников в?единую конечную модель бизнес-процесса.
Рассмотрим техническую архитектуру информационной системы его моделирования в?интернет-среде и?аргументы, связанные с?тем или иным выбором инструментов.
Вариант 1. Использование существующих сетевых инструментов моделирования.
Есть ряд сетевых сервисов по?предоставлению возможности коллективной работы над диаграммами активности UML (Creately, Lucidchart, Umldesigner и?др.).
Мicrosoft VISIO представляет собой более стандартное офисное приложение, способное поддерживать различные методы моделирования, включая UML. Еще одно мощное средство?– IBM Rational Rose, которое может оказаться сложным для пользователей, не?владеющих значительными техническими навыками.
Вариант 2. Разработка собственного пакета инструментов.
Для формирования среды моделирования бизнес-процессов используется язык программирования Java и?его сетевая интеграция. Инструменты сетевой разработки хотя и?предоставляют широкие возможности для совместного виртуального сотрудничества, но?создание инструментов начертания диаграмм нельзя назвать легким. Наиболее разумно пользоваться одним из?существующих сетевых конструкторов диаграмм активности.
Вариант 3. Комбинирование существующих инструментов.
Наиболее эффективно применять комбинацию нескольких сетевых сервисов для осуществления моделирования бизнес-процессов. Это может быть сочетание инструментов непосредственного создания диаграмм активности (LucidChart, Creately, MS Visio, IBM Rational Rose и?др.) совместно с?веб-инструментами коммуникации (GoogleGroups, Skype и?др.) для организации коллективной креативной сетевой среды проектирования.
Перечисленные инструменты моделирования позволяют сберечь время и?ресурсы, необходимые для разработки и?поддержки собственных средств проектирования. И?хотя в?существующих сетевых инструментах имеются определенные ограничения, они могут быть компенсированы за?счет их большого числа на?рынке.
Другим важным аспектом работы в?командах является управление уровнем доступа к?среде проектирования. В?связи с?конфиденциальным характером содержания есть необходимость в?защите прототипов моделей при помощи паролей и?разных уровней доступа пользователей к?креативному процессу. Это необходимо для защиты прав интеллектуальной собственности и?охраны ценной для предприятия информации.
Метод исследования успешности моделирования бизнес-процессов
Тестирование моделей бизнес-процессов предприятия может проводиться методом глубинных интервью с?наличием открытых вопросов [6], связанных с?аспектами юзабилити (удобствами использования) средств моделирования и?дающих возможность получить наибольшее количество необходимой информации от?людей, вовлеченных в?процесс. Этот подход имеет преимущества по?сравнению с?традиционной процедурой анкетирования, так как респонденты могут быть более открытыми при вербальной коммуникации. По?необходимости можно задействовать сетевые приложения (Skype, Viber и?др.) для интервьюирования кого-то из?целевых специалистов дистанционно.
При принятии решений об?использовании открытых или закрытых вопросов необходимо учитывать следующие факторы:
закрытые вопросы предпочтительны для ситуаций с?малой долей неопределенности, открытые?– когда требуется более развернутый ответ;
если респонденты хорошо информированы о?проблеме, то лучше подходят закрытые вопросы, открытые более уместны, если респонденты не?слишком хорошо разбираются в?предмете;
закрытые вопросы подходят тем темам, к?которым опрошенные были подготовлены заранее, в?свою очередь открытые лучше, если они не?готовились отвечать на?вопросы анкеты;
открытые вопросы хороши для людей с?высокой мотивацией, закрытые могут быть негативно восприняты людьми, которые хотели?бы развернуто выразить свое мнение;
необходимо глубинное понимание уровня подготовки группы респондентов. В?случае, если информации о?ней недостаточно, в?ход идут вопросы закрытого типа.
Важно понимать, что при открытых вопросах расшифровка ответов может занять много времени, при этом возможны некоторые ошибки.
Целью интервью может быть измерение уровня удовлетворенности использования средств моделирования предпринимательской активности организаций [7]. Необходимо получить данные о?том, какие именно части информационной сетевой системы применялись, насколько это было удобно делать и?как система может быть развита в?будущем.
Следует помнить, что бизнес-процессы?– ключевые компоненты предпринимательской активности. В?целях повышения их эффективности менеджмент организаций должен ясно представлять и?понимать происходящее. Одним из?лучших способов сбора информации будут консультации со?специалистами, непосредственно проводящими ту или иную активность.
Моделирование?– это хороший способ визуализации, реорганизации и?передачи информации о?бизнес-процессах. Различные его методы подходят для решения разных видов задач. В частности, диаграммы активности UML состоят из?интуитивно понятных символов, которые хорошо подходят для редизайна бизнес-процессов и?могут быть выбраны в?качестве инструмента моделирования предпринимательской активности в?интернет-среде. Также важным остается назначение менеджера процесса моделирования. Он будет отвечать за?отбор списка группы участников и?осуществлять контроллинг их креативного процесса. Ему предстоит выбрать сетевую платформу совместной активности для моделирования.
В целом процесс моделирования бизнес-операций организации представляет собой расширение одного из?компонентов методики трансфера предпринимательской активности в?среду интернет-бизнеса. Эта структура предлагает отражать бизнес-процессы в?виде моделей, разработанных за?счет данных, собранных непосредственно у?вовлеченных в?дело специалистов. При этом предлагается формировать сетевые дискуссионные группы и?использовать диаграммы активности UML для создания конечной модели, которая позволяет проводить процесс трансфера предпринимательской активности в?среду интернет-бизнеса более эффективным образом.

Статья поступила в?редакцию 02.02.2015?г.